Privacyverklaring over de bescherming van persoonsgegevens van leveranciers en derden

De Triginta Group, bestaande uit Triginta Real Estate Fund NV en al haar verbonden vennootschappen (zoals infra wordt uiteengezet), met maatschappelijke zetel te 9052 Gent, Rijvisschestraat 126 (hierna “Triginta”) verwerkt de persoonsgegevens van haar leveranciers en derde partijen als verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat wij instaan voor de manier waarop uw persoonsgegevens worden gebruikt en beschermd, waarbij wij trachten uw persoonsgegevens wettelijk, transparant en met eerbied voor uw persoon te verwerken.

Specifiek respecteren wij de Belgische wetgeving inzake bescherming van Persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Huidige verklaring geldt dan ook om u meer inzicht te bieden in de manier hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en met welk oogmerk.

In ieder geval zullen uw persoonsgegevens met alle zorgvuldigheid worden gehanteerd en opgeslagen. Triginta acht het cruciaal dat uw persoonsgegevens voldoende beveiligd worden en niet in de handen van derden terecht kunnen komen. Wij zullen bijgevolg niet overgaan tot een verkoop of afgifte van uw persoonsgegevens aan derden, met uitzondering van een afgifte aan externe dienstverleners, die diensten voor Triginta verlenen.

1. Wie?

a. Verwerkingsverantwoordelijke

Triginta bestaat uit de volgende (verbonden) vennootschappen en participaties:

• Triginta Real Estate Fund NV met maatschappelijke zetel te 9052 Gent, Rijvisschestraat 126 en ondernemingsnummer 0682.851.789;
• Triginta Investments BV met maatschappelijke zetel te 9052 Gent, Rijvisschestraat 126 en ondernemingsnummer 0712.663.651;
• Triginta Development BV met maatschappelijke zetel te 9052 Gent, Rijvisschestraat 126 en ondernemingsnummer 0692.543.970;
• Triginta Manager BV met maatschappelijke zetel te 9052 Gent, Rijvisschestraat 126 en ondernemingsnummer 0738.400.523;
• Triginta Nederland BV met maatschappelijke zetel te 9052 Gent, Rijvisschestraat 126 en ondernemingsnummer 0769.822.286;
• Triginta Land BV met maatschappelijke zetel te 9052 Gent, Rijvisschestraat 126 en ondernemingsnummer 0692.545.158;
• Hérité NV met maatschappelijke zetel te 9052 Gent, Rijvisschestraat 126 en ondernemingsnummer 0775.270.817;
• Arcaterra Holding NV met maatschappelijke zetel te 9052 Gent, Rijvisschestraat 126 en ondernemingsnummer 0730.804.631;
• Sankt NV met maatschappelijke zetel te 9052 Gent, Rijvisschestraat 126 en ondernemingsnummer 0556.696.658;
• Arcaterra NV met maatschappelijke zetel te 9052 Gent, Rijvisschestraat 126 en ondernemingsnummer 0883.551.026;
• Gent Privilege NV met maatschappelijke zetel te 9052 Gent, Rijvisschestraat 126 en ondernemingsnummer 0436.462.386;
• Turnhout Paterspand BV met maatschappelijke zetel te 9052 Gent, Rijvisschestraat 126 en ondernemingsnummer 0748.748.245;
• Mechelen Eandistip BV met maatschappelijke zetel te 9052 Gent, Rijvisschestraat 126 en ondernemingsnummer 0750.500.678;
• Immo Van Craen NV met maatschappelijke zetel te 2235 Hulshout, Corbeillestraat 40 en ondernemingsnummer 0458.888.984;
• Den Trap Construct NV met maatschappelijke zetel te 2235 Hulshout, Corbeillestraat 40 en ondernemingsnummer 0775.797.288;
• Infralier BV met maatschappelijke zetel te 2500 Lier, Lispersteenweg 237 en ondernemingsnummer 0697.919.156;
• Zorgconcept NV met maatschappelijke zetel te 9052 Gent, Rijvisschestraat 126 en ondernemingsnummer 0433.309.490;
• En alle vennootschappen die eveneens tot haar groep behoren.

b. GDPR Verantwoordelijke

We hebben een GDPR Verantwoordelijke aangesteld.  

De DPO/GDPR Verantwoordelijke heeft tot taak iedereen te informeren over de verwerkte gegevens. Hij/zij verstrekt advies en ziet toe op de naleving van de vigerende regelgeving, met name de GDPR. 

U kunt contact opnemen met de GDPR Verantwoordelijke voor al uw vragen over de verwerking van uw gegevens en de uitoefening van uw rechten. 

Contactgegevens van de GDPR Verantwoordelijke:  

• E-mail: annekatrien.welters@triginta.be
• Telefoonnummer : 0471/64.15.19
• Postadres: Rijvisschestraat 126, 9052 Gent

2. Wat?

Huidige privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die door Triginta worden verstrekt en op alle gegevens die Triginta vergaart van haar leveranciers en/of zakenpartners, hun leden, personeel, aandeelhouders en uiteindelijke begunstigden; derden waarvan de persoonsgegevens door onze leveranciers aan ons worden verstrekt en elk ander professioneel contact.

Huidige privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens (hierna “Persoonsgegevens”), hetgeen niet-limitatief volgende gegevens inhoudt:

• Identificatiegegevens zoals uw voornaam, achternaam, adres, mailadres, telefoonnummer…;
• Financiële gegevens zoals uw professionele betrekking, facturatiegegevens…);
• Professionele gegevens zoals opleiding , functietitel, …;
• alle andere aanvullende/optionele informatie die u ons verstrekt wanneer wij contact met u hebben (per telefoon, e-mail of op beurzen of evenementen).  
• Foto en beeldmateriaal;
• Klachten of verzoeken namens u.

Triginta verwerft deze Persoonsgegevens van natuurlijke personen die diensten aan ons verstrekken, in het kader van een (rechtstreekse of onrechtstreekse relatie). Dit impliceert aldus dat Triginta de Persoonsgegevens van de door leveranciers opgegeven contactpersonen/werknemers, contactpersonen bij haar dienstverleners, investeerders zal verwerken.

3. Waarom?

a. Beheer van de zakenrelatie

Triginta verwerkt Persoonsgegevens van haar leveranciers en derde partijen om de zakenrelatie te onderhouden. Hieronder wordt het afsluiten van overeenkomsten begrepen en de uitvoering ervan.

b. Marketing

Triginta verwerkt Persoonsgegevens van leveranciers en derden met als doel marketing. Dit impliceert dat zij derden zal communiceren inzake nieuwe projecten, dat zij derden zal informeren omtrent de activiteiten van de groep, dat zij derden zal informeren inzake events…. Deze verwerking is gebaseerd op de legitimiteit als vennootschap om haar doel en commerciële activiteit na te streven.

Onderdeel van onze marketing betreft ook het versturen van nieuwsbrieven. Indien u bent opgenomen in een verzendlijst en u een schrapping wenst, kan u dit te allen tijde meedelen, zonder enige motivering. U wordt slechts opgenomen op een dergelijke verzendlijst, indien u hiervoor een goedkeuring heeft gegeven.

c. IT

Triginta verwerkt Persoonsgegevens van derden voor beveiliging van haar IT-systemen en het optimaliseren van de communicatie.

d. Financiële administratie

Triginta verwerkt financiële persoonsgegevens, met oog op haar eigen boekhouding en facturatie en de samenwerking.

4. Rechtsgrondslag

Triginta steunt de verwerking van uw Persoonsgegevens op de volgende rechtsgrondslagen: 

• Het gebruik van uw Persoonsgegevens is nodig om met uw bedrijf een contract te kunnen sluiten, of een afgesloten contract te kunnen uitvoeren.
• U heeft ons uw toestemming gegeven om uw Persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld omdat u zich hebt ingeschreven op onze nieuwsbrief. Hier heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming in te trekken, waarna we de verwerking van uw Persoonsgegevens staken.
• De verwerking van uw Persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met onze legitieme belangen, bijvoorbeeld het bijhouden van de boekhouding en de financiën waarborgen, het beveiligen van onze systemen, of in kader van een juridisch geschil. Indien we uw Persoonsgegevens binnen dit kader verwerken, wegen we steeds voorafgaand uw belang af tegen ons belang, en zullen uw Persoonsgegevens enkel worden verwerkt als uit deze afweging blijkt dat u niet op disproportionele wijze wordt benadeeld door de verwerking.
• We hebben een wettelijke verplichting om bepaalde Persoonsgegevens te verwerken en door te geven aan overheidsinstanties, zoals het bijhouden van de boekhouding en voldoen aan de fiscale verplichtingen.

5. Duur

Triginta zal uw Persoonsgegevens enkel bijhouden zolang dit noodzakelijk is, voor de specifieke doeleinden.

Aangezien de noodzaak om Persoonsgegevens te bewaren afhangt van het soort Persoonsgegevens en het doel van de verwerking, kunnen de bewaringstermijnen aanzienlijk variëren. De criteria die wij hanteren om de bewaartermijnen te bepalen, zijn de volgende:  

• Hoe lang hebben wij deze gegevens nodig om de gevraagde dienst te kunnen leveren? 
• Hebben wij een specifieke bewaringstermijn vastgesteld en aangekondigd? 
• Hebben wij toestemming gekregen om de bewaartermijn te verlengen? 
• Hebben wij een wettelijke, contractuele of andere verplichting? 

Zodra wij uw Persoonsgegevens niet meer nodig hebben en niet meer wettelijk verplicht zijn ze te bewaren, zullen wij ze definitief wissen of, indien dit niet mogelijk is, anonimiseren in ons systeem. 

Persoonsgegevens die worden verwerkt om u te abonneren op nieuwsbrieven, worden bewaard totdat u uw recht op wissing uitoefent (zie hieronder). Wij wijzen u erop dat een dergelijke verwijdering alleen voor de toekomst van kracht zal zijn.

Indien u hieromtrent meer informatie wenst, kan u dit steeds opvragen op info@triginta.be.

6. Derden

Triginta zal uw gegevens enkel delen met de met haar verbonden vennootschappen conform art. 1.20 van het Wetboek Verenigingen en Vennootschappen of personen die diensten voor haar verlenen, zoals werknemers, klantenbegeleiding of marketingbureaus. Triginta zal uw Persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren of verdelen aan derden, noch zal zij uw Persoonsgegevens onveilig opslaan.

Een eventuele overdracht aan derden, waarvan sprake hierboven, zal enkel plaatsvinden zolang dit kadert in de noodzaak tot uitvoering van onze overeenkomst met u of een wettelijke verplichting. Een dergelijke informatieoverdracht zal steeds worden voorafgegaan door de afsluiting van een verwerkersovereenkomst, zodat de vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens gewaarborgd wordt.

Uw Persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de EU. Indien Triginta van plan is deze buiten de EU te laten verwerken, wordt u hierover ingelicht, en neemt Triginta alle nodige maatregelen opdat uw persoonsgegevens een vergelijkbaar beschermingsniveau genieten als binnen de EU.

7. Uw rechten

a) Informatie: U hebt het recht om uiterlijk op het moment dat wij uw Persoonsgegevens verzamelen te worden ingelicht over de verwerkingen die wij verrichten, over uw rechten ter zake en over de uitoefening van deze rechten. Daarom hebben wij deze verklaring opgesteld. 

b) Inzage: U heeft het recht uw Persoonsgegevens te allen tijde in te zien, kopie ervan te krijgen en navraag te doen inzake de verwerking van Uw Persoonsgegevens.

c) Verbetering, verwijdering en beperking: U heeft het recht uw Persoonsgegevens te allen tijde te verbeteren of aan te vullen. In bepaalde omstandigheden heeft u het recht om de verwerking te laten beperken of om uw Persoonsgegevens door ons te laten verwijderen.

d) Overdracht: U heeft het recht uw Persoonsgegevens te allen tijde te verkrijgen en/of aan andere partijen over te dragen.

e) Intrekking toestemming: Indien de verwerking van uw Persoonsgegevens steunt op uw toestemming, dan kan u de gegeven toestemming steeds intrekken.

f) Bezwaar: In bepaalde omstandigheden heeft u het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van Uw Persoonsgegevens door Triginta.

Voormelde verzoeken kan u allen kennisgeven aan info@triginta.be, waarna wij u zo spoedig als mogelijk trachten verder te helpen. Wij kunnen u vragen om uw identiteit te bewijzen om ons ervan te verzekeren dat het verzoek wordt verstuurd door een persoon die de rechten kan uitoefenen.

Uw verzoek zal worden behandeld binnen de (éénmalig verlengbare) termijn van één maand. De behandeling van het verzoek is kosteloos, Triginta kan wel een administratieve kost aanrekenen bij verzoeken die duidelijk ongegrond of buitensporig zijn (bijvoorbeeld bij herhaalde verzoeken). U zal over de eventuele verlenging van de termijn of de kosten voorafgaand worden ingelicht.

U beschikt eveneens over het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit.

Drukpersstraat 35
1000 BRUSSEL
Tel. 02/274.48.00
Fax. 02/274.48.35
contact@apd-gba.be

Eveneens kan u een vordering indienen bij de burgerlijke rechtbanken, indien u schade zou lijden ten gevolge van een foutieve verwerking van de Persoonsgegevens door Triginta.

8. Vertrouwelijkheid en beveiliging van Uw persoonsgegevens

Triginta verbindt zich ertoe alle redelijke maatregelen te nemen met oog op beveiliging van uw Persoonsgegevens, op een dergelijke manier dat onze verwerkingen voldoen aan de eisen van nationale en Europese wetgeving. Zo zal zij de noodzakelijke maatregelen nemen ter verzekering dat uw Persoonsgegevens niet aan derden worden bezorgd of vervalst worden, dan wel elk ander niet-toegestaan gebruik van uw Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Indien er wijzigingen zouden plaatsvinden aan huidige privacyverklaring, zullen wij u informeren, wanneer we dit gepast achten, zodat u eventueel uw Persoonsgegevens kan wijzigen of deze laten verwijderen. De mededeling van deze wijziging zal ofwel verlopen per mail ofwel via huidige website (bijvoorbeeld via een pop-up).

Indien u bijkomende vragen heeft omtrent de privacyverklaring of enige verbeteringspunten wenst voor te stellen, kan u ons steeds contacteren door een mail te sturen naar info@triginta.be.